Le scan de documents à la volée avec la reconnaissance des textes (OCR) est une option développée en collaboration avec Proxymetee. Les documents sont archivés en PDF et la reconnaissance des valeurs permet de générer des informations dans Brokin’soft sans avoir à les saisir. Différents processus sont ainsi opérationnels

Lors de la réception des factures de primes en quantité, vous les scannez à la volée. Le programme y lit le montant de la prime, le n° de police, les dates de début et de fin de période de prime. Une fois ces documents remontés dans Brokin’soft, vous pouvez valider la liste ou modifier des valeurs, des imputations, vous pouvez vérifier dans la police liée si les primes sont cohérentes, etc.Les primes sont alors créées dans les polices avec les valeurs lues et le PDF de la facture de prime est lié à la prime et classé dans les documents de la police. Vous pouvez dès lors passer à l’étape suivante qui est l’envoi groupé des avis de primes, par courrier ou par email, selon le module intégré dans Brokin’soft.

BrokinScan

Scan de primes

Scan à la volée des factures de primes reçues des compagnies. Génération de la prime avec intégration de la facture scannée.

Procédure d’envoi groupé aux clients, que ce soit par courrier ou par email.

Scan des déclarations de salaires

Pour toutes les polices qui requièrent un décompte définitif, la gestion des déclarations de salaires peut être un casse-tête administratif pour le courtier.
Ce module ouvre un processus en fin d’année pour toutes les polices nécessitant le traitement des déclarations de salaire. A chaque étape de document reçu ou transmis, la police change de statut.
À tout moment, vous savez ainsi quelles sont les polices pour lesquelles :

  • vous n’avez pas reçu la déclaration à remplir
  • vous avez transmis la déclaration au client
  • le client n’a pas rempli la déclaration
  • vous avez transmis la déclaration remplie (et vérifiée) à la compagnie
  • la compagnie n’a pas généré le décompte de prime définitif

A la fin du processus, le programme ouvre côte à côte la déclaration remplie et la prime définitive pour contrôle et validation.
Autre grand travail administratif, la saisie, la distribution, le contrôle et le suivi des Déclarations de salaires en fin d’années. Le module permet d’avoir une vue d’ensemble de l’avancement du processus pour chaque contrat. Permet l’envoi groupé aux clients des décomptes à remplir, puis l’envoi groupé aux compagnies des décomptes vérifiés, puis la comparaison entre le décompte reçu et le décompte de primes définitif.

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Avantages additionnels

Scan du courrier entrant

Brokinscan permet également de gérer tout le courrier entrant. Chaque matin, l’ensemble du courrier ouvert est scanné, et la reconnaissance des caractères permet d’attribuer les documents aux gestionnaires des polices concernées. L’ensemble des pages scannées à la volée sont automatiquement découpées en documents séparés. Chaque gestionnaire travaille alors la liste des documents qui le concerne, enregistre les documents et déclenche les processus administratifs en rapport avec le courrier : envoi au client, envoi à la compagnie, envoi par email en pièce jointe (automatiquement). L’intérêt de ce module est de générer un suivi pour chaque document entrant. À tout moment le superviseur a une vision des documents non traités avec une échéance donnée.

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