Das Scannen von Dokumenten im Handumdrehen mit Texterkennung (OCR) ist eine Option, die in Zusammenarbeit mit Proxymetee entwickelt wurde. Die Dokumente werden als PDF archiviert und die Erkennung von Werten ermöglicht es, Informationen in Brokin'Soft zu generieren, ohne sie eingeben zu müssen. Verschiedene Prozesse sind somit betriebsbereit.

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Wenn Sie die Prämienrechnungen in großer Menge erhalten, scannen Sie sie im Handumdrehen. Das Programm liest den Betrag der Prämie, die Versicherungsnummer sowie das Start- und Enddatum des Premium-Zeitraums. Sobald diese Dokumente in Brokin'Soft gesammelt wurden, können Sie die Liste validieren oder Werte und Gebühren ändern. Sie können in der verknüpften Police überprüfen, ob die Prämien konsistent sind usw. Die Prämien werden dann in den Policen mit den gelesenen Werten erstellt und das PDF der Prämienrechnung wird mit der Prämie verknüpft und in den Versicherungsdokumenten abgelegt. Sie können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren, dem Versand von Prämienrechnungen in großen Mengen, per Post oder E-Mail, je nach dem in Brokin'Soft integrierten Modul.

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Brokin-Scann

On-the-Fly-Scannen

Schnelles Scannen von Prämienrechnungen, die von Unternehmen eingegangen sind. Generierung der Prämie mit Integration der gescannten Rechnung.

Verfahren zum Senden gruppierter Nachrichten an Kunden, sei es per Post oder E-Mail.

Gehaltsabrechnungen scannen

Bei allen Policen, für die eine endgültige Abrechnung erforderlich ist, kann die Verwaltung der Gehaltserklärungen für des Brokers ein administratives Problem sein.
Dieses Modul eröffnet am Jahresende einen Prozess für alle Policen, die die Bearbeitung von Gehaltserklärungen erfordern. In jeder Phase des Empfangs oder der Übermittlung des Dokuments ändert sich der Status der Police.
So wissen Sie immer, welche Policen für welche gelten:

  • Sie haben keine Rücksendung zum Ausfüllen erhalten
  • Sie haben die Abrechnung an den Kunden gesendet
  • der Kunde hat die Erklärung nicht ausgefüllt
  • Sie haben die ausgefüllte (und verifizierte) Erklärung an das Unternehmen gesendet
  • Das Unternehmen hat die endgültige Prämienabrechnung nicht erstellt

Am Ende des Vorgangs öffnet das Programm die ausgefüllte Deklaration und den endgültigen Prämie nebeneinander zur Kontrolle und Validierung.
Eine weitere wichtige Verwaltungsarbeit ist die Erfassung, Verteilung, Kontrolle und Weiterverfolgung der Lohndeklarationen am Jahresende. Das Modul bietet einen Überblick über den Fortschritt des Prozesses für jeden Vertrag. Ermöglicht den gruppierten Versand der Kontoauszüge an Kunden, dann den gruppierten Versand der verifizierten Kontoauszüge an die Unternehmen und anschließend den Vergleich zwischen der eingegangenen Abrechnung und der endgültigen Prämienabrechnung.

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Zusätzliche Vorteile

Scan eingehender E-Mails

Brokinscan verwaltet auch alle eingehenden E-Mails. Jeden Morgen werden alle geöffneten E-Mails gescannt, und die Zeichenerkennung ermöglicht es, Dokumente den Sachbearbeitern der betreffenden Policen zuzuweisen. Alle spontan gescannten Seiten werden automatisch in separate Dokumente aufgeteilt. Jeder Sachbearbeiter arbeitet dann an der Liste der ihn betreffenden Dokumente, speichert die Dokumente und löst die administrativen Prozesse im Zusammenhang mit der Post aus: Versand an den Kunden, Versand an das Unternehmen, Versand per E-Mail als Anhang (automatisch). Der Vorteil dieses Moduls besteht darin, für jedes eingehende Dokument ein Follow-up zu generieren. Der Bearbeiter hat jederzeit einen Überblick über die unbearbeiteten Dokumente mit einer bestimmten Frist.

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